Cómo aceptar regalos corporativos sin incumplir las normas

Desde hace algunos días ya está presente la festividad de la Navidad en todas las grandes superficies y supermercados con sus estantes repletos de dulces y mantecados, adornos y complementos navideños. De igual forma, el sector empresarial ya ha comenzado a preparar sus regalos corporativos, pero ¿cuáles son las reglas del juego que rigen estos presentes?
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La Navidad se acerca y las empresas han comenzado con los preparativos de los regalos corporativos. El principal objetivo de estos detalles empresariales es expresar el agradecimiento de un proveedor a su cliente (gerente, equipo directivo o determinados empleados) por el trato que le ha dispensado. Las expresiones de agradecimiento suelen ser variadas: “en agradecimiento por la confianza depositada en nuestros servicios”, por  “la relación tan estrecha y productiva”, etc. Como es natural, en todas estas expresiones está implícito el deseo de seguir manteniendo, y si es posible aumentando, los lazos mercantiles.

Sin embargo, lo que hasta ahora parecía una actividad empresarial inofensiva, hoy puede convertirse en un serio problema para los benefactores y beneficiarios. Y las normas de compliance vinculantes pueden ayudar a evitar esos riesgos.

De acuerdo con Karl Würz, experto en compliance y fundador de la consultora alemana CompCor, “las atenciones y regalos (como por ejemplo, rebajas, invitaciones a una comida, a eventos, a asumir gastos de viaje y servicios y/o atenciones poco habituales de mercado) se han convertido en acciones de gran relevancia en cuanto a la cultura empresarial y a la propia ley, tanto si se realizan de forma directa como indirecta (por ejemplo a parientes, a asociaciones o equipos cercanos, organizaciones o empresas)”.

Es importante conocer las reglas de juego de compliance en relación con los regalos, invitaciones y otras ventajas. Si no se respetan las normas se puede proyectar una imagen equivocada del benefactor o del beneficiario, que cuestione la independencia de éste o las intenciones de aquel, llegando a provocar incluso sospechas de un delito de corrupción.

Algunos ejemplos

Los casos que habitualmente se suelen presentar no son en blanco y negro, sino que suelen tener tonalidades muy grises que hacen difícil distinguir si detrás de un regalo hay una intención  de “comprar voluntades”:

  • La contraprestación

Cuando un empleado acepta un regalo de un proveedor y éste espera un pedido o agradece por un pedido recibido esta situación puede dar lugar a un caso de corrupción. Por tanto, nunca se pueden aceptar o dar regalos, invitaciones u otras ventajas si se espera una contraprestación a cambio.

  • La caja de vinos

Usted se encuentra en una comida de trabajo en Francia con su proveedor y, hablando de vinos, le propone enviarle uno español de excelente calidad. De vuelta en España, llama a su bodega, que habitualmente le aplica ofertas especiales, y envía una caja de seis botellas a la oficina de su proveedor francés. Este acusa recibo del regalo y le dice que no puede aceptarlo. El motivo de su negativa radica en que, según una búsqueda realizada a través de Internet, cada botella tiene un precio medio superior de más de 50 euros, alcanzando la suma global de 300 euros, cifra que excede el límite que puede aceptar.

En ese momento usted procura tranquilizar a su proveedor indicándole que la bodega le aplica precios especiales que no han alcanzado ese valor, y que adicionalmente, se trata de un regalo transparente, que se envía a la oficina en lugar de un domicilio particular. No obstante, en este caso resulta más acertado el envío de una o dos botellas de vino.

Nunca se pueden aceptar o dar regalos, invitaciones u otras ventajas si se espera una contraprestación a cambio.

  • Una comida opípara

Otro caso (imaginario) es el de dos directivos de empresas públicas, uno de los cuales trabaja en una constructora y el otro en una entidad responsable de conceder licencias. Al cambiar el destino de una máquina, la constructora necesita una nueva licencia. El directivo que trabaja en la constructora sabe que la administración suele demorarse bastante en emitir la licencia y eso podría causarle importantes pérdidas económicas. Con el fin de acelerar el trámite administrativo de la concesión de licencias, el administrador de la constructora decide invitar a la persona que debe autorizar la licencia a comer en uno de los mejores y más caros restaurantes de la ciudad, dónde disfrutan de un opípara comida.

Si el directivo de la constructora manifiesta explícitamente a su colega su deseo de que acelere el trámite de la licencia y éste accede, el Código Penal especifica claramente en la redacción del artículo 420 que podría incurrir en un delito de cohecho impropio. Pero aunque no manifieste explícitamente su deseo, la sola invitación a comer a ese restaurante constituiría un claro incumplimiento de las reglas que conforman el compliance, y por lo tanto, no estaría permitido.

El caso madrileño

En Madrid, la Junta de Gobierno aprobó el 5 de noviembre de 2015 un Acuerdo por el que se regula el régimen de regalos que reciban la alcaldesa, los miembros de la Junta de Gobierno, los concejales con responsabilidades de gobierno, los concejales-presidentes de los distritos, los titulares de los órganos directivos y los empleados públicos del Ayuntamiento de Madrid.

En el Acuerdo se entiende por regalo todo obsequio, ventaja, beneficio, favor o concepto equiparable, de cualquier naturaleza y denominación, que dichas personas reciban en consideración al cargo que desempeñen, ya sea para sí mismos o para su círculo personal o familiar. Las personas comprendidas dentro del ámbito de aplicación no podrán recibir, directamente o a través de terceros, ningún tipo de regalo, salvo las muestras de cortesía habitual o atención protocolaria.

Únicamente serán considerados como tal los regalos comprendidos dentro de los usos y costumbres sociales. Estos regalos no podrán sobrepasar el importe de 50 euros, fijando en 150 euros el límite del valor de los regalos que pueden ser aceptados durante el periodo de un año procedentes de la misma persona física o jurídica.

Además, los regalos que se reciban, cuando no sea posible su devolución ni su destino sea la incorporación al patrimonio del ayuntamiento, serán declarados e inscritos en el Registro de Regalos. Sin embargo, en la página web del Ayuntamiento de Madrid no se ha podido encontrar dicho Registro.

En el Ayuntamiento de Madrid no se pueden aceptar regalos que sobrepasen los 50 euros, siendo 150 euros el límite del valor de los obsequios que pueden ser aceptados procedentes de una misma persona en un año.

Las reglas del juego

Como pauta general los regalos e invitaciones sólo deben admitirse cuando el valor del regalo es moderado, cuando obedezcan a una ocasión justificada y sea apropiado (no sería apropiado si la parte dedicada al ocio o entretenimiento en un evento de formación resulta desproporcionada, como en ocasiones ha ocurrido con los congresos médicos patrocinados por las empresas farmacéuticas), y cuando a la vista del valor, la naturaleza del regalo y el momento se pueda excluir razonablemente que vaya a ejercer una influencia indebida en la conducta de la persona que lo recibe.

Otros criterios a considerar son que los regalos no deben dejar al beneficiario en una situación de dependencia u obligación frente al benefactor; nunca deben ser enviados a una dirección particular que pueda generar, simular o aparentar secretismo u ocultación, y jamás deben tener forma de dinero o vales. Los regalos e invitaciones siempre deben realizarse abiertamente y con absoluta transparencia.

Como se puede observar, en ocasiones la frontera a la hora de cometer un delito o incumplir determinada norma del compliance pueden resultar un tanto borrosa. ¿Cómo se puede resolver esta situación y evitar las lagunas legales? La respuesta es: planificación y formación.

Es importante que las empresas establezcan un protocolo exhaustivo y preciso acerca de qué detalles se pueden considerar “regalos de cortesía” y cuáles están más próximos a un intento de soborno. Y dicho protocolo debe ser implantado a través de un específico y claro programa de formación para administradores, directivos, empleados e incluso colaboradores.

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