La empresa ante la obligación y la necesidad de informar
Los departamentos y los responsables de la RSC de las empresas afrontan muchos retos. Inventan, innovan, proponen, gestionan,…… pero sobre todo, informan.
Actualmente las empresas viven abrumadas por el volumen de información que deben facilitar sobre sí mismas. Llegar al tan ambicionado diálogo con la sociedad y los grupos de interés tiene un coste de tiempo y esfuerzo que puede llegar a suponer más del ochenta porciento del trabajo de un equipo de RSC.
Un proceso lleno de indicadores y cuestionarios que viven cada día Beatriz Sánchez, gerente de la Dirección de Estrategia Corporativa y Marketing de Indra, Maria Luisa Alonso, Senior Manager del departamento de Relaciones Institucionales de Bankinter, Carme González, subdirectora de Reputación Corporativa de Gas Natural, Sergio Sanmartín, del departamento de Responsabilidad y Reputación Corporativas de BBVA, y Daniela Toro, coordinadora de la memoria y colaboradora del área de RSC de DKV Seguros.
El pasado mes de febrero nos reunimos con todos ellos en el primer desayuno de Revista Haz y nos dieron algunas claves de su trabajo.
NECESIDAD U OBLIGACIÓN. Las empresas que implantan políticas de RSC tienen que afrontar una importante revolución interna si quieren tener su memoria de sostenibilidad o si quieren ser calificadas por una agencia de rating para entrar en un índice de sostenibilidad. Construir una memoria de sostenibilidad siguiendo un estándar como el Global Reporting Iniciative (GRI) supone responder a muchas preguntas nuevas que se manifiestan en forma de indicadores. Datos que aportaremos sobre nuestra empresa que hablarán, de un modo u otro, de quién es nuestra compañía a nivel social y medioambiental.
Las empresas desean ser conocidas, prosperar entre los inversores que optan por las inversiones socialmente responsables pero definitivamente ¿informan por obligación o por necesidad? «Lo políticamente correcto es decir que la empresa debe reportar pero lo cierto es que si lo hace la competencia no te puedes quedar atrás», afirmaba Daniela Toro de DKV Seguros y Sergio Sanmartín, nos daba más pistas sobre el caso de BBVA.
«Por el tamaño de nuestra empresa, de los competidores y por la relevancia que está adquiriendo en el sector financiero, la información en RSC nace inicialmente como una obligación, que con el tiempo se ha convertido en una necesidad estratégica. BBVA está en el punto de mira de muchos grupos de interés que demandan mayor información sobre las prácticas de la empresa y su impacto sobre el entorno, lo que afecta de manera significativa a la imagen y la reputación de la entidad y por tanto se configura como una herramienta de mejora en la gestión y el diálogo con todos los grupo de interés».
Sin embargo, no todos lo ven igual, aunque la mayoría coincide en la presión que ejerce la competencia para iniciar los procesos de reporte e información que requiere la RSC, desde la experiencia de Gas Natural e Indra la perspectiva es distinta.
Carme González de Gas Natural comentó «el reporting es consecuencia de una estrategia de RSC y como tal recoge todos los compromisos y la medición de esa estrategia. Yo creo que es una necesidad comunicar con nuestros públicos de interés todas las actividades que se realizan en RSC. No hay empresa que pueda negar la necesidad de comunicarse con su entorno».
En esta línea nos hablaba de Indra Beatriz Sánchez, «tenemos una filosofía no legalista, hemos intentando ir por delante de las obligaciones legales y lo sentimos más como una necesidad. Lo vemos como una necesidad de nuestra compañía para mejorar nuestro propio proceso interno y nuestras propias metas organizativas más que como una obligación del entorno. También quizás porque en el sector de las tecnologías de la información no es una práctica muy implantada».
BENEFICIOS DE REPORTAR. Los responsables de informar sobre la empresa en términos de RSC se convierten en buscadores de información dentro de sus compañías y en agentes de sensibilización de sus compañeros de trabajo a los que solicitan nuevos datos para completar los cientos de indicadores que puede llevar la memoria de sostenibilidad o los cuestionarios anuales que envían las agencias. La organización se moviliza para abrir canales de comunicación nuevos.
Se generan procesos de trabajo y se incorporan obligaciones que antes no existían. Cualquiera diría que todo esto es una rémora para una empresa, sin embargo, quienes conocen de cerca el tema nos hablan de los beneficios de estos procesos.
Daniela Toro de DKV, nos advertía «Una vez que reportas no puedes dejar de hacerlo y debes hacerlo cada vez mejor». Precisamente en ese proceso de mejora parece estar el beneficio para la organización.
«El informe nos permite comunicar sobre actividades que hasta ahora no encontraban su lugar en el informe anual, y eso nos ha permitido dar relevancia a actividades y líneas del negocio que antes no se veían reflejadas en el informe anual. Con ello las distintas áreas sienten que les abres una ventana para exponer su actividad, su compromiso y la consecución de sus objetivos. En cambio en el informe anual se veían un poco limitadas para poder comunicar. Además, el hecho de que cada año tengas que informar, de que cada año tengas que medir establece la posibilidad de reflexionar sobre como puedes mejorar, creando innovación en procesos en los que sin esta reflexión anual no se daría. Tener que realizar un informe te ayuda a que la gestión sea más ordenada, que sirva para controlar la consecución de tus objetivos, tus compromisos», nos aclara Carme González.
Mª Luisa Alonso de Bankinter tiene la misma experiencia, «hacer un informe de sostenibilidad te permite plasmar una serie de cosas que tú posiblemente estabas haciendo pero darle visión hacia el exterior y marcarte nuevos objetivos de mejora. Te ayuda a mejorar en todos esos procesos».
«Es una herramienta de motivación interna y de reforzamiento de esas áreas que se marcan nuevos objetivos para mejorar su actividad y al final también, redunda en un valor reputacional para la compañía», afirmaba Beatriz Sánchez de Indra. Así iniciar un proceso de reporte serio, que implica a toda la empresa sirve para dar valor a los esfuerzos de las áreas generando una experiencia de reconocimiento y legitimación para muchos profesionales comprometidos con su trabajo.
Una herramienta de motivación, un momento para la reflexión y la mejora, y un camino para detectar nuevas oportunidades según Sergio Sanmartin «Con el tiempo estamos descubriendo que desde el departamento de Responsabilidad y Reputación Corporativas podemos ayudar a otras áreas de apoyo y de negocio comunicándoles las líneas de mejora que las agencias de rating han detectado y asesorándoles en su implementación, lo que está produciendo mejoras en la gestión –por ejemplo en términos de riesgos reputacionales- y la aparición de nuevas oportunidades de negocio. Al fin y al cabo, el análisis de las agencias de rating recoge en gran medida las demandas de los grupos de interés».
LA POLÉMICA. En el volumen de trabajo que genera el reporte encontramos la polémica y las agencias de rating están en el centro de la discusión. Sanmartín nos ponía en situación, «hasta el año pasado, una buena parte del tiempo del departamento se empleaba en escribir el informe de RSC y contestar los cuestionarios de las agencias de rating, pero el trabajo que hemos realizado para avanzar en la sistematización de la información nos está permitiendo dedicar cada vez más tiempo al análisis, la reflexión y el apoyo a las áreas».
Algo que destacaba como esencial Daniela Toro de DKV, «Es necesario que la empresa se detenga a reflexionar donde quiere ir, cómo integrar más las políticas de RSC en la estrategia, cómo hacerla más transversal a la empresa y como somos muy reactivos perdemos oportunidades de reflexión».
Mucha de la culpa de esta sobrecarga de trabajo las empresas la atribuyen a las agencias de rating. En este punto las críticas se multiplican. Así Carme González señalaba algunas de las dificultades más importantes que encuentran en la relación con las agencias «El principal problema es que la información no es estática es dinámica, es decir, FTSE cada año cambia los enfoques de la información sin previo aviso. Así como Global Reporting está ya distribuyendo el borrador de la guía 2006 para que más o menos vayamos viendo hacia donde va a ir el tema de indicadores, las agencias de calificación no informan, no comentan. Además, los procesos de calificación están muy pensados para el mundo anglosajón y hay una serie de preguntas que se nos plantean a las empresas europeas, que no aplican en nuestro caso, pero no hay forma de establecer un diálogo porque cambian los interlocutores».
Sergio Sanmartin detallaba la situación de BBVA, «en la actualidad contestamos prácticamente todos los cuestionarios que nos envían, cada uno diferente, con metodologías distintas, con contactos diferentes, y con dificultades algunas veces para entender sus metodologías. Hay que reconocer, sin embargo las mejoras en los análisis de las agencias de rating año a año, con análisis más serios y exhaustivos, que nos sirven para detectar líneas de mejora. Sí que pediríamos a las agencias mayor diálogo e interacción con nosotros en el diseño de la metodología de análisis dado que, cada vez más, existen especialistas dentro de las empresas que conocen estos temas y que podrían ayudarles a mejorar y afinar los análisis».
María Luisa Alonso de Bankinter concretaba aún más el sentir de algunas compañías. «Creo que ya nos tomamos un trabajo importante en hacer las memorias de sostenibilidad y damos una información pública de lo que se está haciendo internamente. Con eso debería ser suficiente para valorar independientemente de que luego queden algunas preguntas o puntos que aclarar».
Carme González de Gas Natural proponía algunas posibles soluciones «Pediría a las agencias que hicieran una labor previa de confeccionar el perfil de la empresa con toda aquella información que está publicada y que la empresa recibiese el cuestionario simplemente para comprobar que la información es la correcta y añadir aquellos datos necesarios. En segundo lugar, deberían estandarizar las preguntas y unificarlas, es decir, si GRI es aceptada como la tendencia a nivel de indicadores de RSC, pues que se basen en el GRI, si a nivel de derechos humanos estamos de acuerdo que es Global Compact, pues que se basen en Global Compact, pero lo que no creo que deban hacer es añadir más preguntas, más indicadores que estén fuera de Global y GRI».
Sergio Sanmartín añadía «Ahora mismo existe un amplio abanico de agencias de rating, algunas más relevantes que otras. El movimiento natural sería que tendieran a fusionarse entre ellas o al menos a establecer nexos de unión y compartir metodologías y cuestionarios, cubriendo de ese modo más mercados geográficos».
Sin embargo, desde Indra Beatriz Sánchez también indicaba algunas responsabilidades de las compañías en ese volumen de trabajo, «la dificultad deriva de la falta de un sistema de información, de una tecnología, unos buenos sistemas de reporting de un cuadro de mando de la RSC. En la medida en que la RSC se introduzca como un proceso más dentro de la compañía, se establezca un cuadro de mando y los sistemas se integren para reportar esa información de manera semiautomática, ese tema se simplifica. Necesitamos un tiempo de ir rodando estás prácticas dentro de la compañía, mejorar los sistemas de información y gestionar con los indicadores que estamos reportando. Si tu gestionas con esos indicadores la información aparece automáticamente.»
Aunque en esos cuestionarios cambiantes y en la relación con las agencias también se pueden encontrar ventajas como señalaba María Luisa Alonso «los cuestionarios algunas veces también te dan un poco la tendencia de hacia donde va el mercado, en que cosas debes fijarte para mejorar, que nuevos objetivos te debes de marcar porque cada vez hay más compañías socialmente responsables hay que seguir avanzando en estos temas».
RETOS PARA EL FUTURO. De cara al futuro los informes de sostenibilidad de las empresas deberán superar una prueba más: la verificación. No será suficiente con reportar, responder a los indicadores que establecen los estándares y hacer una memoria inteligible, hay que demostrar que los datos son ciertos.
«Los informes cada vez van a tener que verificarse más a pesar de que se confeccionen con los indicadores del GRI y GRI pueda manifestar que el informe está in accordance con su guía. Para validar más aún los indicadores que se incluyen en la memoria deberían ser verificados por empresas consultoras externas y darles las misma rigurosidad que se le pide a los datos del informe anual. Eso va a aumentar la credibilidad de todo lo que se está diciendo en el informe», opina Carme González de Gas Natural.
En este sentido también se está desarrollando la experiencia del BBVA, «Probablemente el futuro y por donde se va a mover más el mercado va a ser por mejorar los sistemas de gestión de información y en todo lo relativo a la verificación. Nosotros el año pasado verificamos todos los indicadores centrales de GRI y este año vamos a verificarlo todo. Obviamente no es una auditoria, aunque si que estamos trabajando con una firma auditora externa que está haciendo un muestrario aleatorio de todas las tablas de indicadores, están verificando toda la información de este año». Indra también está trabajando en esta línea.
Por último, queda en el horizonte lo que para muchas empresas es una amenaza, una posible legislación que les obligue a realizar el reporte. Carme González sobre este tema manifestó la opinión de muchas organizaciones, «El informe de RSC tendrá interés para las empresas en la medida que sea voluntario, aunque tenga que confeccionarse bajo unos estándares, pero el atractivo para las empresas es que sea voluntario, y que cada empresa tenga un margen de creatividad e innovación en su propio informe. En la medida en la que quiera legislarse va a dejar de ser interesante para las empresas y puede que ocurra como en el caso del informe de gobierno corporativo que, en la mayoría de las empresas, se limitan a contestar el cuestionario que se les pide y poca cosa más».
Las herramientas de información que nos ha traído la RSE son relativamente nuevas entre la mayoría de las empresas españolas. Sin embargo, al contacto con algunas compañías se observa que dan pasos agigantados en los procesos de implantación y que ya han superado la fase inicial en la que era difícil encontrar ese dichoso dato que nos pide GRI.
Ahora se plantean ser más eficientes, sistematizar los procesos y materializar el diálogo con las agencias de rating y sus públicos interesados para pasar realmente de herramientas de información a herramientas de comunicación de Responsabilidad Social Corporativa.
