Green meetings, el nuevo reto de las empresas

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Los llamados Green meetings son congresos, convenciones y programas de incentivos que buscan minimizar el impacto ecológico que generan. Los expertos opinan que esta tendencia es el futuro inmediato y que las empresas que empiecen a ponerla en práctica contarán con una ventaja competitiva que a medio y corto plazo mercado y clientes les gratificarán.

Y es que incorporar aspectos ambientales en todas las etapas de la organización de reuniones y encuentros es, muchas veces, bien sencillo: sustituir la documentación impresa del congreso por un CD o un pen drive, o usar tecnologías como la videoconferencia para evitar traslados y por tanto emisiones contaminantes, son solo algunas. Y hasta existen ya metodologías desarrolladas para implantarlas en clientes y empresas.

La sostenibilidad de reuniones, eventos, congresos o encuentros implica muchos y muy diversos aspectos: administración y logística, espacios e instalaciones, consumo energético y de agua, movilidad y transporte, gestión de residuos, servicios de restauración y catering, o la difusión y edición de materiales. Y por supuesto, a muchos agentes: promotores y organizadores, proveedores y distribuidores, operadores de transporte o asistentes y participantes.

Desde Event Planner Spain, portal especializado en organización de eventos, explican que la implantación de medidas de protección ambiental en congresos y reuniones «puede aportar un toque especial, además de ahorrar dinero, ser beneficiosas y dar una impresión moderna y altruista de la empresa organizadora».

A su juicio, las reuniones «verdes» pueden proporcionar a la industria de los eventos «mucho valor añadido, así como reducir costes». Esta web es un buen ejemplo de que actualmente existen muchos expertos en la materia, incluyendo agencias de organización, hoteles y todo tipo de proveedores, así como certificaciones que ayudan a fomentar las iniciativas y los eventos sostenibles.

Las cifras y algunos ejemplos cercanos avalan estas opiniones. El Palacio de Congresos de Valencia, inaugurado hace ahora catorce años y obra del famoso arquitecto Norman Foster, hizo públicos el pasado mes de julio resultados del año 2012 en materia de ahorros e ingresos derivados de las acciones sostenibles puestas en marcha en la organización de eventos y reuniones, y que ascienden a 1,3 millones de euros, con un impacto económico para la ciudad de más de 750 millones de euros desde su apertura, con la celebración de casi 2.200 eventos y 1,5 millones de asistentes.

Además de su diseño inicial, que potencia la luz natural, el edificio cuenta con un plan global de sostenibilidad que incluye lámparas de bajo consumo y sensores de movimiento, instalación de fibra óptica para la iluminación o la depuración del agua de los estanques.

En 2008 se instaló una cubierta fotovoltaica que ya ha generado más de 1,2 millones de kWh, además de un completo programa de ahorro y eficiencia energética y una reciente mejora del sistema electrónico del control de las instalaciones y la sustitución de dos máquinas de producción para la climatización del edificio, según explica el consejero y director gerente de la entidad, José Salinas. En general, el ahorro estimado derivado de todas las acciones será aproximadamente de más de 1,2 millones de kWh al año, frente al consumo inicial del edificio.

Las compañías hoteleras han empezado también a comprender que ofrecer de forma específica servicios relacionados con los Green meetings a sus clientes y empresas es un nuevo nicho de mercado aún por explotar.

Es el caso de la cadena española NH Hoteles que, bajo el epígrafe Ecomeetings, ofrece desde enero de 2010 un nuevo servicio para la organización de eventos, congresos y convenciones basado en el uso respetuoso de los recursos energéticos y la utilización de productos de bajo impacto ambiental y de comercio justo.

Solo en 2009 las 26.000 salas de reuniones con las que cuenta la cadena hotelera acogieron un total de 235.000 reuniones de clientes, lo que muestra el potencial de mejora del impacto ambiental que supone este volumen.

Casi diez establecimientos de la cadena comenzaron hace dos años a ofrecer la contratación de Ecomeetings incluyendo el uso responsable de los sistemas de climatización –con un límite entre 21 grados de máxima en invierno y 26 de mínima en verano–, minimizar el consumo de energía con la utilización de energía limpia, detectores de presencia o el uso de lámparas de bajo consumo, además de la utilización de productos con bajo impacto ambiental.

Esta iniciativa se enmarca en el Plan Medioambiental de NH Hoteles 2008-2012, que, tras cuatro años ha conseguido reducir más del 20% de sus consumos de energía, agua, emisiones de CO2 y generación de residuos. Así, la hotelera ha alcanzado en este periodo un ahorro energético del 22,7%, una reducción del consumo de agua del 27,6%, una disminución de emisiones de CO2 del 40% y una reducción de residuos y reciclaje del 34,2% bajo el lema Wake Up To a Better World (Despierta a un mundo mejor).

Según explica el director de Medio Ambiente e Ingeniería de la compañía, Luis Ortega Cobo, desde la puesta en marcha del plan ambiental en 2008, la huella de carbono de NH se ha reducido en un 40% gracias a proyectos como el servicio de Ecomeetings, a lo que se suma la compra de energía verde en todos los hoteles de España o la Calculadora de huella de carbono. Su inversión ambiental ha superado en estos cuatro años los cuatro millones de euros, de los que un 60% se han invertido en hacer más eficientes sus establecimientos.

Tendencia internacional

El doctor Simon Woodward, investigador del Centro Internacional de Investigación en Eventos, Turismo y Hostelería de la Universidad Metropolitana de Leeds (Reino Unido), es un reputado experto en la materia y ha publicado numerosos artículos al respecto. Actualmente está llevando a cabo trabajos de investigación en materia de meetings y RSC para la Organización Profesional de Planificadores de Reuniones Independientes Meetings Professional International (MPI).

A su juicio, los profesionales del sector de congresos y reuniones «deben entender que una política de responsabilidad corporativa demuestra credibilidad y fiabilidad ante los clientes y proporciona un punto de diferenciación en el mercado».

Según sus datos, los motivos de que el sector esté cada vez más interesado por la organización de eventos sostenibles varían y en muchas ocasiones «no tienen que ver con la generación de beneficios». De hecho, «pocas personas creen que la RSC mejore los resultados finales, pero sí que ayuda a que se les incluyan en las listas de proveedores seleccionados o con preferencia a la hora de la contratación».

Estos datos, extraídos de una amplia encuesta a más de 1.100 profesionales del sector y entrevistas a más de setenta expertos de todo el mundo, y que aún no ha sido concluido, deja claras algunas tendencias: aún está por producirse el punto de inflexión necesario para que un mayor número de organizaciones comprometidas conviertan su enfoque actual en un compromiso reconocido con acreditaciones estandarizadas.

En este sentido, explica Woodward, la introducción este año de la Norma ISO 20121 sobre sostenibilidad en la gestión de los eventos centrará el debate entre los profesionales del sector, que consideran que «a no ser que el sector en su conjunto se implique de forma más intensa en el cumplimiento de las normas voluntarias, se corre el riesgo de que se tengan que cumplir forzosamente, sobre todo en lo que se refiere a políticas ambientales y sociales».

«Creo que las generaciones más jóvenes están cada vez más comprometidas con los aspectos sostenibles de la organización de eventos. Simplemente, si no les gusta la forma en la que tratas el medio ambiente y la comunidad a tu alrededor es improbable que quieran trabajar para ti», añade.

A nivel internacional existen diversos organismos, como The Green Meeting Industry Council (GMIC), una organización profesional sin ánimo de lucro, que ofrecen ya metodologías reconocidas para aplicar criterios de sostenibilidad en la organización y celebración de eventos y reuniones. GMIC trabaja a través de la educación, el reconocimiento de las mejores prácticas, la promoción de normas internacionales y el apoyo al sector a través de sus integrantes y socios, que supera los 500.

El GMIC proporciona apoyo, educación, recursos, investigación de la industria y liderazgo para fomentar los estándares internacionales relacionados con los principios de sostenibilidad en el sector de la organización de eventos.

Meet Green, con sede en Portland, Oregón (EEUU), trabaja desde 1994 ofreciendo servicios de consultoría sobre sostenibilidad, sesiones educativas y reuniones verdes, así como en la difusión de las ventajas competitivas de este tipo de eventos. La organización cuenta con oficinas en Nueva York, Washington DC, Vancouver (Canadá) y Estocolmo. Sus responsables aseguran que el «próximo paso en el sector serán los virtual meetings, algo que ya consideran una realidad».

Por su parte, la EPA, la Agencia de Protección Ambiental de Estados Unidos, ofrece la guía ¡Es fácil ser verde! –que es posible descargarse en Internet en castellano y de forma gratuita–, para plantear y organizar reuniones y eventos amigables con el medio ambiente. Su objetivo es dejar constancia de las ventajas de este tipo de gestión y contempla todos los aspectos del evento: desde la planificación, al desarrollo, conclusión y evaluación de este.

¿Preparados para un futuro que ya está aquí?

Más allá de las ventajas ambientales o económicas que implica la implantación de la sostenibilidad en la organización de reuniones o eventos, existen circunstancias, que se podrían llamar excepcionales, que demuestran que no solo es necesario, si no imprescindible para las empresas, estar preparado para afrontar este reto.

En abril de 2010, mientras los cielos europeos se colapsaban por las cenizas producidas por la erupción del volcán islandés Eyjafjalla, cientos de reuniones de negocios quedaban suspendidas por la imposibilidad de trasladarse. Centros «neurálgicos» como Bruselas, Londres o Berlín, quedaban «cerrados» por las consecuencias de este fenómeno natural.

Ante las dificultades para celebrar estas reuniones de trabajo, empresas y organismos buscaron una «alternativa» tecnológica. Según datos de British Telecommunications, la demanda de teleconferencias aumentó un 35% tras el comienzo de la erupción del volcán.

¿Por qué las empresas solo demandan, contratan y utilizan una tecnología tan sencilla en circunstancias excepcionales como este caso? ¿Cuál es la razón para que estas técnicas, aparentemente sencillas, no se generalicen de forma masiva? Desde la empresa Unitronics, especializada en soluciones tecnológicas para la implantación de redes de comunicación empresarial y su gestión remota, explican que la oferta en materia de videoconferencia y telepresencia se ha ampliado mucho en los últimos años y supone una mejora sustancial frente a la tecnología inicial de las reuniones en remoto que solo disponían de audio.

Gracias a las reuniones por videoconferencia se pueden llevar a cabo sesiones de trabajo basadas en la puesta en común de documentos o la toma de decisiones empresariales con mayor rapidez. «El ahorro más obvio es el ahorro en viajes, y por tanto económico, pero el más importante es el ahorro de tiempo, y por supuesto, de deterioro del medio ambiente», añaden.

La solución más reciente creada por Unitronics es el servicio de Telepresencia Internacional B2B para que las reuniones con otras sedes o con clientes que se encuentren a miles de kilómetros ya no supongan largos desplazamientos.

Se trata de un servicio en modelo de pago por uso que solo requiere llevar a acabo una sencilla solicitud, en la que se indican datos como la fecha, la hora y los puntos de encuentro de la reunión prevista. A partir de ahí, Unitronics se encarga de cubrir todos los pasos. La red de salas del Servicio de Telepresencia Internacional B2B incluye las propias de Unitronics en Madrid, Barcelona y Bilbao, más de cincuenta salas públicas de TATA y trescientas pertenecientes a sus partners. Todas las salas de telepresencia utilizan tecnología inmersiva que proporciona una gran calidad y calidez entre los participantes de la reunión.

Para las empresas con menos recursos económicos o de menor tamaño Unitronics ofrece Viewit, otra solución de telepresencia low cost totalmente paquetizada –cabinas desmontables– que mejora radicalmente el servicio de vídeo existente. Únicamente se necesita el espacio físico donde ubicar la solución y Unitronics se encarga de tenerla disponible en un día y medio.

Según datos de esta compañía, está comprobado que el 80% de las reuniones que se mantienen son de tres o menos personas, por lo que esta solución es ideal para cubrir gran parte de las necesidades de la mayoría de los clientes.

El ahorro en cifras

Los desplazamientos al lugar de trabajo, pero sobre todo las reuniones, suponen unos costes cada vez más elevados para las empresas y los trabajadores. Las subidas de los precios de los carburantes y, como consecuencia de ello, del transporte, han disparado el gasto en esta partida para las compañías en más de un 20%, según cifras de la compañía de telecomunicaciones Axiatel.

Según sus datos, soluciones como la videoconferencia y el teletrabajo supondrían una reducción de costes de hasta un 30%, lo que significa que una Pyme podría ahorrar hasta 1.200 euros al año, un ahorro importante, tanto en materia de transporte como de tecnología, pues el usuario solo necesita un ordenador, una conexión a Internet y una webcam.

A su juicio, «tecnologías como la videoconferencia permiten al usuario estar presente en todas partes sin la necesidad de desplazarse, y es un modo de reunión mucho más eficaz en comparación con otros servicios, como la central telefónica o el correo electrónico».

«Se trata de una tecnología que se adapta tanto a grandes empresas como a Pymes, a comerciales, trabajadores a distancia o a cualquier empresario que quiera rentabilizar su tiempo», señalan desde Axiatel, que prevé que en el próximo año la utilización por parte de las empresas de estos servicios se pueda multiplicar por diez.

A esto se suma otra ventaja: el importante ahorro para el medio ambiente en materia de emisiones de CO2. Los desplazamientos en coche, tren o avión, no solo son costosos para la empresa, sino también para el entorno: un vuelo de poco más de una hora y media emiten 0,32 toneladas de CO2 por cada viajero, un coste para el medio ambiente que se podría ahorrar con soluciones como la conferencia virtual.

Datos de mayo de 2012 de la compañía Techno Trends indican que el uso de lo que se denomina Green TIC podría reducir un 15% las emisiones de CO2 previstas para el año 2020 en el mundo, además de suponer un ahorro de costes de unos 600.000 millones de euros en ese año.

En palabras de Eduard Arnau, director comercial de la compañía, «esta reducción del 15% de emisiones contaminantes equivalen a un ahorro de 7.800 millones de toneladas de gases de efecto invernadero. De estas, 2.400 millones se reducirían a través del empleo de las llamadas smartgrids (redes inteligentes) para la distribución de energía; 2.300 millones se derivarían de una logística más eficiente; 1.700 millones mediante edificaciones energéticamente eficientes; 970 millones a través del incremento de la telepresencia y videoconferencia y 130 millones derivados de un menor uso de papel.

Arnau señala que «la actual situación económica ya no hace viable un modelo económico que derrocha el dinero en situaciones que se pueden solventar de forma sencilla gracias a las tecnologías de la información y sistemas que permiten importantes ahorros económicos, ambientales y de tiempo, sin contar con el equilibrio de la balanza entre el trabajo y la vida personal y familiar».

Según sus datos, «solo el año pasado se redujeron 360 millones de toneladas de gases de efecto invernadero gracias al uso de los sistemas de telepresencia y videoconferencia, como consecuencia de la disminución en el número de desplazamientos.

«Los equipos de telepresencia y videoconferencia permiten establecer una reunión con mayor flexibilidad, con pocos minutos de antelación, permite la participación de un mayor número de personas que si la reunión fuese presencial, agiliza la toma de decisiones y evita los desplazamientos innecesarios con la consecuente pérdida de tiempo que esto supone. «En Estados Unidos, por ejemplo, cerca del 25% de la población utiliza el teletrabajo como única forma de trabajo, mientras que en España, apenas alcanzamos el 6%», concluye.

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