La empresa en el bolsillo: 'apps' de comunicación interna

Solo un 7% de los empleados españoles se siente muy comprometido y muy satisfecho con su empresa. A nivel internacional, las cifras no son mucho mejores: solo lo hacen un 13% de los trabajadores, según el informe Engagement and the Global Workplace (Steelcase Global Report, 2016). Datos que ponen de relieve la necesidad de las compañías de desarrollar estrategias que mejoren el engagement de sus empleados hacia su marca. Una vinculación que no solo se traduce en que tengan una buena impresión de la empresa donde trabajan, sino que influye en la consecución de los objetivos estratégicos de la compañía.

En la mejora del engagement, entre otros factores, la comunicación interna ha sido y es una pieza clave. Comunicar la misión y valores de la empresa, compartir los planes estratégicos con toda la plantilla, hacer sentir a los trabajadores como parte esencial de la compañía y abrir un canal donde toda persona pueda contactar, expresarse y acceder a información de utilidad son, a muy grandes rasgos, los elementos que permiten mejorar el sentimiento de pertenencia.

Un ámbito, el de la comunicación interna, enormemente afectado por los cambios que viven las empresas –y toda la sociedad- hoy día. De los tablones, la cartelería impresa, los manuales del empleado, las circulares o el correo postal, se pasó hace dos décadas, con la generalización de Internet y el trabajo en red, al email y a las intranets.

Sin embargo, la mayoría de las actuales intranets están obsoletas. No porque hayan perdido utilidad, sino porque, fruto de la poca importancia que muchas empresas otorgan a la comunicación interna, han terminado en muchos casos por convertirse en meros repositorios de contenido estático, de acceso limitado (suele ser normal que se restrinja a los equipos informáticos y a la red de la propia empresa) y reducido a trabajadores con permiso para acceder a ella.

Un mundo en transformación

Gran parte de la responsabilidad de que las intranets se hayan quedado atrás la tiene la propia transformación digital de la sociedad y, por ende, de las empresas.

Durante la próxima década, más del 50% de la fuerza laboral la compondrá la llamada generación millennial; aquellos nacidos entre 1985 y 1995, altamente digitalizados, tendentes a un entorno laboral flexible, abierto y móvil. Así lo revela el informe Workplace 2025, elaborado por Fujitsu con la consultora PAC en 2018.

Asimismo, la irrupción de los smartphones ha revolucionado la comunicación. En España, un 96% de los ciudadanos tiene un teléfono móvil y, de ellos, el 87% son teléfonos inteligentes, según el informe Digital en 2018 de Hootsuite.

Sin olvidar, además, que los nuevos trabajadores son también cada vez más multidispositivo –utilizan smartphones, tablets y ordenadores casi a la vez, aprovechando la ubicuidad de la información que facilitan las nubes de datos-, multitarea, más tendentes a la movilidad física y con la necesidad de inmediatez a la hora de disponer de la información necesaria en cualquier lugar.

La app, una respuesta desde la movilidad y la bidireccionalidad

Nativos digitales, mayor movilidad, inmediatez y smartphones convierten a las apps móviles en piezas clave con un enorme potencial en la comunicación interna de las empresas, que responden a las necesidades tanto de los nuevos perfiles de trabajador, como de la propia transformación digital de la empresa. ¿Qué novedades aportan las aplicaciones móviles a la comunicación interna?

• No suprimen la intranet u otras formas de comunicación entre empleados, sino que las actualizan y aglutinan: adaptan a un nuevo soporte la documentación y noticias características de las intranets empresariales, pero también diseños y comunicaciones offline como cartelerías y nóminas.
• Permiten llevar la empresa en el bolsillo: sin interferir en los horarios de la vida personal de los empleados, hacen posible acceder, interactuar y estar informado sobre la empresa a cualquier hora y desde cualquier lugar con, entre otras cosas, notificaciones push y alertas.
• En un mundo dominado por redes sociales e interacción, las apps de empleados dan la oportunidad de compartir noticias, comentarios, opiniones y preocupaciones para que sean tenidas en cuenta por la dirección, de forma que el empleado pueda sentirse parte activa de las decisiones de la compañía. Todo ello, además, en tiempo real.
• La enorme penetración de las redes sociales y la variedad de canales han hecho que los usuarios digitales sean más exigentes en cuanto al contenido y al continente. Una app ofrece la posibilidad de generar una comunicación más rica, multimedia y de calidad. Facilitan también una mejor segmentación (por niveles jerárquicos, zonas geográficas, divisiones dentro de un grupo empresarial, etc.) y, por tanto, permiten elaborar mensajes más eficaces.
• Tanto por los mecanismos de analítica de las propias apps, como por plataformas como Google Analytics, es posible realizar un mejor seguimiento del comportamiento de los usuarios. Ya sea midiendo la ratio de descargas y uso, como el tiempo que los empleados pasan en ella y su nivel de interacción, es posible obtener los datos necesarios para emprender planes de mejora en la comunicación interna de la compañía.

¿Cómo sería la app de comunicación interna ideal?

Una aplicación móvil de comunicación interna puede abarcar tantas funcionalidades como inversión esté dispuesta a realizar la empresa. Desde sencillas apps al más puro estilo intranet, con un feed de noticias y diferentes secciones de información estática (políticas de empresa, organigrama, direcciones de contacto, etc.); hasta aquellas que permiten realizar formación online, descargar la nómina, convocar reuniones, participar en encuestas, fichar entradas y salidas, solicitar vacaciones y enviar documentación.

En cualquier caso, las cualidades esenciales que debería cumplir una app de empleados son las siguientes:

• Mayor democratización: si el problema de la intranet corporativa en algunas empresas es su acceso restringido (normalmente a niveles jerárquicos superiores), la mayor virtud de una app es que pueda llegar a cuantos más empleados mejor. Si es necesario, pueden segmentarse ciertas informaciones o secciones, de tal forma que se restrinja el acceso a departamentos o niveles concretos.
• Documentación de interés: aunque tenga un espíritu más dinámico que los canales internos tradicionales, la app no puede olvidar contener la misión, visión y valores corporativos, el welcome pack, políticas de empresa, organigramas y otros documentos estructurales de la compañía.
• Noticias y actualización: un feed de noticias, al estilo del timeline de Facebook o Twitter, debería ocupar la pantalla de inicio, manteniendo una actualización constante que dé sensación de una comunicación fluida y, por tanto, una empresa viva y en movimiento.
• Multimedia: si una empresa apuesta por una plataforma como una app, debe tener claro que los mensajes deben adaptarse al canal. No pueden reproducirse simples textos al más puro estilo email, sino que debe aprovechar y adaptarse a un entorno multimedia y en smartphone. Además, se debe seguir una coherencia tanto en el contenido como en la estética.
• Empleado comunicador y protagonista: si mediante la comunicación interna se aspira a mejorar el engagement del empleado, este debe ser el centro de los contenidos y estructura de la app, y ha de poder generar los suyos propios. Noticias sobre logros de trabajadores, contenidos enviados directamente por miembros de la empresa o trucos y consejos para la plantilla han de ser habituales.
• Utilidad real: las noticias o el diseño pueden (y deben) ser atractivos, pero el usuario debe encontrar una utilidad real al ‘esfuerzo’ de descargarse una app y entrar en ella. La consulta de nóminas, el acceso a beneficios sociales o la realización de cursos de formación online son ejemplos tangibles de una herramienta útil.
• Gamificación y ‘ganchos’: es fundamental crear engagement a la propia app y que los empleados se sientan atraídos por ella. Para ello es útil gamificar sus contenidos –dándoles cierto toque de entretenimiento- y utilizar ganchos, ya sean sorteos, concursos, sistemas para conseguir puntos y canjearlos por regalos, o un sinfín de posibilidades.
• Sincronización con redes sociales: además de retener el talento –otra de las ventajas del engagement– nunca hay que perder de vista la capacidad de reclutarlo. Por ello, es muy útil que las noticias positivas sobre la compañía sean fácilmente compartibles a través de redes sociales. No hay mejores embajadores de una empresa que sus propios trabajadores.

En sus complejos procesos de transformación digital, los empleados y, especialmente, la comunicación interna, han sido muchas veces los grandes olvidados en las empresas. Corregirlo a través de nuevos canales como las aplicaciones móviles es posible, y puede servir a medio y largo plazo como un revulsivo para el compromiso y la vinculación de la plantilla con su empresa. Todo es cuestión de voluntad, inversión e imaginación.