‘Hot-desking’: la oficina flexible para unos trabajadores pos-covid que así lo reclaman

Los modelos de trabajo híbridos, a medio camino entre casa y la oficina, están dando lugar a nuevos espacios de trabajo mucho más flexibles y con nuevas oportunidades de aprovechamiento. La ‘oficina caliente’ ¿llega para quedarse?

Muchas empresas ya están marcando fechas límite para el regreso de sus empleados a la oficina, después de casi un año y medio de covid-19 en el que el teletrabajo ha sido la nota predominante en muchas compañías. Pero, como en tantos otros aspectos, nada volverá a ser como antes tras la pandemia. Todo apunta a que el teletrabajo ha llegado para quedarse, al menos de forma parcial.

Los primeros interesados en mantener un modelo híbrido, que conjugue el trabajo desde casa con las jornadas en la oficina, son los propios empleados y empleadas. Según el estudio Un lugar de trabajo sostenible: hacia un modelo remoto y presencial, publicado por IESE, solo un 12% quiere trabajar en remoto todos los días.

Por el contrario, la mayoría de encuestados en este proyecto prefieren combinar ambas opciones de forma equilibrada: un 36% se muestra partidario de trabajar en remoto tres días a la semana y un 32% dos días. Por su parte, la opción de teletrabajar solo un día de la semana baja hasta el 7%, mientras que los que preferirían trabajar en remoto cuatro de los cinco días laborables se queda en el 9%.

Como recoge este estudio, trabajar parcialmente desde un lugar alternativo al hogar es lo que parece encajar mejor a los empleados españoles y, además, se alza como la mejor solución para combinar un espacio de privacidad y cierta conciliación, a la vez que se mantienen las relaciones sociales en el trabajo y el intercambio de conocimientos que permite la presencialidad.

El nuevo modelo híbrido, de hecho, es más eficiente que el modelo tradicional. Acudir a la oficina dos o tres días a la semana aumenta la motivación, mejora el rendimiento un 19% y aumenta un 10% la calidad del trabajo, según el informe de IESE.

Algunas grandes compañías ya están optando por este modelo híbrido. En un artículo reciente, el CEO de Google, Sundar Pichai, se dirigía a su plantilla global señalando tres grandes tendencias de este nuevo modelo de transición. La primera de ellas es disponer de una semana laboral flexible, basada en la fórmula del 3+2: tres días en la oficina y dos días donde mejor trabajen.

La segunda tendencia es contar con una mayor variedad de lugares de trabajo, que incluye desde ubicaciones y oficinas en cualquier punto del mundo hasta dar mayores facilidades para trabajar completamente a distancia.

En conjunto, los cambios del gigante norteamericano darán lugar a una plantilla donde alrededor del 60% de los trabajadores se reunirá en la oficina unos días, otro 20% trabajará en nuevas ubicaciones y otro 20% desde casa.

Por último, Google propone una mayor flexibilidad en la vida de su plantilla: permitirán varias semanas de trabajo desde lugares distintos al de su oficina principal –para dar más flexibilidad en los viajes de verano o vacaciones-, darán tiempo de concentración para una mejor planificación de los proyectos, e incluso ofrecerán días de descanso extra para el “reajuste” tras la pandemia.

Muchas empresas están en estos momentos inmersas en un periodo de reflexión sobre el modelo de trabajo para tomar las decisiones correctas sobre el futuro de sus espacios laborales.

Hacia las oficinas calientes

Ante un nuevo modelo de trabajo, también es necesario un nuevo modelo de oficina. Muchas empresas están en estos momentos inmersas en un periodo de reflexión sobre el modelo de trabajo para tomar las decisiones correctas sobre el futuro de sus espacios laborales.

Ante la reducción de personal presente en la oficina, algunas han optado por redimensionar sus sedes (reducir las plantas o espacios alquilados) o directamente cambiarlas. Y otras han ido un paso más allá, alquilando sus espacios ahora libres a terceros, ya sean freelances u otras empresas, especialmente en Madrid y Barcelona.

Esta es precisamente una de las características de las oficinas calientes o hot-desking. Un concepto que no es nuevo –algunas empresas ya disponían de puestos ‘calientes’ o rotatorios utilizados por varios empleados- pero que en el contexto actual tiene su foco en el aprovechamiento los espacios ante la semipresencialidad de la plantilla.

Un claro ejemplo es Bayer. La farmacéutica, cuya sede se encuentra en la localidad barcelonesa de Sant Joan Despí, ha pasado de un proyecto de reforma antes de la covid-19 que abarcaba siete plantas, a un espacio corporativo de tres plantas. Con un 60% de la plantilla adaptada a un modelo híbrido, y un 35% teletrabajando a tiempo completo, destinará una zona de sus instalaciones al coworking y el resto las alquilará a un tercero.

De hecho, existen ya empresas dedicadas a la gestión de espacios de trabajo caliente. Entre ellas está Booker, una aplicación móvil que permite reservar escritorios, salas de reuniones o aparcamientos y que ya utilizan compañías como Telefónica, MásMóvil, Mahou San Miguel y Danone. La demanda de esta app, que también utilizan los operadores de coworking, ha sido tal que durante 2020 ha aumentado por diez su facturación, hasta alcanzar los cuatro millones de euros.

O WeWork, una empresa inmobiliaria estadounidense que se dedica desde 2010 a proporcionar y equipar espacios de coworking y oficinas calientes. Precisamente esta compañía señala una serie de requisitos que debe cumplir una oficina hot-desking para ser realmente útil y aprovechable.

El primero -y más obvio-, es el de disponer de un escritorio equipado con la tecnología necesaria para el trabajo. Es decir, desde tomas de corriente y conexión a Internet (WiFi y cable), hasta un monitor y conexiones HDMI, VGA o DVI que permita utilizar una segunda pantalla, pasando por teléfonos fijos, material de oficina y acceso sencillo a los servicios de impresión.

En segundo lugar, disponer de salas de reuniones y de conferencias que puedan reservarse fácilmente a través de una aplicación o desde un portal web es esencial para mantener ciertos espacios de privacidad. Sin olvidar espacios para usos comunes como baños, cocinas y áreas para el intercambio de ideas y la desconexión.

Por último, WeWork señala que una de las preocupaciones más frecuentes del hot-desking es dónde dejar el material personal (abrigos, bolsos, material de oficina propio, documentación, etc.). Este es, posiblemente, el aspecto que más varíe según el tipo de oficina caliente. En los espacios de coworking donde trabajan profesionales independientes, el uso de taquillas es la fórmula más sencilla.

En los espacios donde siempre roten las mismas personas –empleados de la empresa- la solución puede ser tan simple como repartirse los cajones o cajoneras si un mismo escritorio va a ir rotando entre las mismas personas, o bien disponer de espacios comunes donde poder dejarlo.

El ‘Hot-desking’ puede suponer que al llegar a la oficina sea necesario buscar un hueco desde el que conectarse y comenzar a trabajar, distinto a la de la vez anterior –‘free-sitting’- y rodeado de compañeros diferentes en cada ocasión.

Pros y contras de las oficinas calientes

Que una oficina sea ‘caliente’ supone que pasamos de un modelo en el que cada empleado tiene asignado un espacio fijo de trabajo –el típico escritorio con la foto familiar y el recuerdo de las últimas vacaciones-, a otro en el que un mismo puesto de trabajo es utilizado por diferentes personas en distintos momentos.

Puede suponer, por tanto, que al llegar a la oficina sea necesario buscar un hueco desde el que conectarse y comenzar a trabajar, distinto a la de la vez anterior –free-sitting– y rodeado de compañeros diferentes en cada ocasión.

Este modelo tiene así consecuencias positivas y negativas, sobre todo si partimos de un modelo prepandémico clásico en el que los empleados están acostumbrados a un lugar estable, con los mismos compañeros día tras día, y en el que incluso la ubicación marca el flujo de comunicación con el resto del departamento y de la empresa. Estos pros y contras varían en función del tipo de trabajo de cada profesional.

Para los trabajadores autónomos, un espacio de coworking puede ser una gran oportunidad a la hora de encontrar un lugar donde trabajar y reunirse con posibles clientes, a la vez que disfruta del equipamiento y sinergias de una empresa asentada en la que se ubica su espacio de trabajo.

Para los empresarios, el hot-desking y la posibilidad de subarrendar parte de sus espacios puede suponer directamente una nueva forma de obtener ingresos, a la vez que mantiene el contacto físico con su plantilla. Además, que haya menos personal en la oficina también supone un ahorro de costes como la luz, el agua o la climatización.

Posiblemente las mayores desventajas de este modelo híbrido las sufran los empleados fijos de la empresa, que ven cómo su lugar de trabajo fijo, un espacio que previamente han personalizado y en el que se sienten cómodos, desaparece para dar lugar a cierto nomadismo dentro de la oficina.

Como apunta WeWork, los empleados que manejan información muy delicada pueden preferir una solución más privada, mientras que los equipos que requieren una estructura consistente y una colaboración continua a lo largo de la jornada pueden verse frustrados por los cambios de asiento.

Espacios para la socialización

Con el nuevo modelo de trabajo híbrido y su correspondiente oficina de transición o hot-desking el espacio de trabajo físico no pierde peso, sino que tiene la oportunidad de realzar uno de sus valores clásicos: la socialización. Las oficinas calientes deben saber explotar al máximo sus capacidades como lugares de intercambio de ideas, comunicación, cocreación e innovación.

Así, a la hora de adaptar las instalaciones a la semipresencialidad, además de habilitar espacios para videollamadas y otras necesidades actuales, se debe poner el acento en la oficina como lugar de fomento de la creatividad. Por ejemplo, sustituyendo los escritorios individuales que no vayan a utilizarse por sillones, mesas o mobiliario enfocado a facilitar la comunicación.

Transmitir la cultura de la empresa, implementar determinadas acciones de formación o gestionar las nuevas incorporaciones seguirá requiriendo de espacios físicos. La tendencia es que las oficinas cuenten cada vez con más espacios abiertos, que motiven más a la conversación que a la productividad propiamente dicha. Por el contrario, un modelo que parece cada vez más obsoleto, contrario a los espacios de diálogo y cocreación, es el de los despachos individuales.

En cualquier caso, como en toda fase de transición, serán los próximos meses y años los que nos digan hacia dónde avanzan las oficinas.

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