Decálogo de buenas prácticas comerciales para tu empresa

Tus terceros y la integridad de tu negocio cambian de manera constante ya que, de un momento a otro, pueden pasar de estar totalmente bien a verse atrapados en prácticas de riesgo.
Sanday Chongo13 septiembre 2018
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La mayoría de las veces estas incidencias podrían evitarse si alguien monitorizase la situación pero muchas de las empresas las ‘controlan’ solo a través de la verificación de una lista de sanciones, algo que no estaría del todo mal si la posible incidencia se viese reflejada en esa lista, pero esto casi nunca sucede, ya que el cambio en la integridad de un proveedor o socio casi siempre estará más matizado.

Un programa de monitorización debe incluir la repetición del due diligence de manera regular ya que es la única manera efectiva de controlar los posibles cambios en la integridad de tu empresa y dejar que tu programa de monitorización se centre en nuevos riesgos, tanto de compliance y de nuevos negocios como de recientes malas conductas o en el cambio del estado operativo de un socio. Solo así protegerás a tu empresa de riesgos provocados por tus socios.

¿Por qué debes repetir el due diligence como parte de tu programa de monitorización?

  1. Vigilar asuntos que se identificaron en la primera due diligence. Es probable que, dentro la due diligence inicial, se detectasen riesgos menores o limitados que, en ese momento, pudieron no tener un impacto directo o inmediato en sus relaciones comerciales con la tercera parte. Por ello, repetir la due diligence te ayudará a gestionar adecuadamente estos riesgos.
  2. Nuevas incorporaciones en listas negras o de sanciones. Aunque no es probable, sí es posible que las empresas puedan ser incluidas en nuevas listas de verificación y listas negras, y su comprobación diaria ayuda identificar qué asuntos han cambiado y valorarlos.
  3. Cambios de accionistas o de propiedad. Tu socio puede estar atravesando una adquisición comercial o cambiando de propietario y, cuando esto sucede, deberías conocer a todos los mandos de dirección involucrados para evitar que tu socio comercial sea controlado por una persona incluida en la lista negra o una entidad sancionada. ¿Qué pasa si una empresa de la competencia se interesa por tu compañía? ¿Y si uno de sus ejecutivos de compras o alguno de sus familiares se interesaron? Verificar los cambios en su registro corporativo te ayudará a saber si existen nuevos riesgos.
  4. Posible cambio en su estrategia comercial. Puede suceder que tu socio o proveedor cambie sus capacidades de distribución en ciertos mercados. En este caso, hacer otra revisión de due diligence puede determinar si la compañía es capaz de manejar mayores cantidades de su producto, ya que, si no tiene capacidad suficiente para ello, resultaría costoso para ti y tu empresa. A ese coste, además, habría que sumarle el gasto en reparaciones para compensar a los consumidores, algo que también tendrá un efecto negativo en tu marca y reputación.
  5. Cambios en el contexto geopolítico. Tus socios pueden estar operando en un mercado sensible a la situación geopolítica. En algunos mercados, un cambio de gobierno significa un cambio en las políticas y puedes correr el riesgo de perder tus inversiones.
  6. Reevaluar la estabilidad financiera y desempeño de tus socios. Si tu socio está experimentando dificultades financieras o en un proceso de bancarrota y tú no lo sabes, puede que te estés involucrando en negocios con un socio cuyo balance es incierto, por lo que deberías llevar a cabo otra due diligence para reevaluar su situación financiera y así asegurar la continuidad de su negocio. La desventaja de no realizar estas evaluaciones es que su empresa puede terminar trabajando con un socio que no puede cumplir con sus KPI’s, afectando eso a los objetivos de facturación.
  7. Evaluar su programa de compliance. Puede suceder que tu socio tenga su propio sistema de gestión de compliance y riesgo pero, para evaluar y confirmar su eficacia, debes repetir con él la due diligence, revisar su código de conducta y verificar si proporciona preparación en compliance a sus empleados. La falta de evaluación y monitorización del proceso de gestión de contingencias de tu socio conlleva un riesgo por el que tú y tu empresa podríais ser procesados, multados o incluidos en una lista negra.
  8. Comprobar si están externalizando o subcontratando plantilla. Tu socio puede subcontratar empleados para que realicen ciertos proyectos en su nombre sin tu conocimiento, algo común en mercados subdesarrollados y arriesgados. Para asegurarte de que no se te considera responsable de ello, debes realizar la revisión de due diligence para garantizar que la plantilla externa también cumpla con tus expectativas y requisitos de compliance y no hacerlo puede significar la pérdida de confianza de tus clientes.
  9. Reunir business intelligence extra y nuevos datos. Al repetir la due diligence podrás recopilar nueva información sobre tus socios y actualizar sus registros, algo fundamental para conocer si tienen las licencias y permisos en regla. Tu empresa necesita tener la información al día de manera permanente como parte de un proceso de auditoría.
  10. Identificar y gestionar los riesgos antes de que se desarrollen. Los riesgos se pueden propagar como un incendio si no se gestionan de manera efectiva. Para evitarlo, debes identificar los riesgos potenciales para tu empresa y administrarlos antes de que dañen su reputación, marca e integridad, y la repetición de la due diligence es, sin duda, clave para unas buenas prácticas comerciales.
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